Sauvegarde informatique en entreprise : le guide simple

Une sauvegarde est une copie distincte de vos fichiers que vous pouvez récupérer en cas de problème. C'est votre filet de sécurité.

Les incidents sont plus fréquents qu'on ne le pense. Des ordinateurs portables sont volés dans des voitures et des cafés. Un café se renverse. Les disques durs s'usent. Un employé supprime le mauvais dossier. Une coupure de courant endommage un ordinateur. Aucun de ces incidents ne devrait pouvoir arrêter votre activité. Avec une bonne sauvegarde, ils deviennent un simple désagrément, pas une catastrophe.

Les professionnels de l'informatique utilisent souvent une règle simple appelée 3-2-1. Elle paraît technique, mais elle est facile :

• 3 copies de vos fichiers importants : l'original plus deux sauvegardes.
• 2 supports différents pour les stocker, par exemple votre ordinateur et un disque dur externe.
• 1 copie hors site, loin du bureau, généralement dans le cloud. La sauvegarde dans le cloud signifie que vos fichiers sont copiés via internet vers un centre de données sécurisé.

Pourquoi ? Parce qu'un incendie, une inondation ou un cambriolage peut tout détruire d'un coup dans un même bâtiment. La copie hors site, elle, survit.

Beaucoup d'entreprises se croient protégées parce qu'elles utilisent OneDrive, Google Drive ou Dropbox. Ces outils sont excellents, mais par défaut ils font surtout de la synchronisation. Synchroniser, c'est garder les mêmes fichiers identiques sur plusieurs appareils.

C'est justement là le problème. Si quelqu'un supprime un dossier par erreur, la suppression est synchronisée partout. Si un fichier est endommagé, la version endommagée est synchronisée partout. Une vraie sauvegarde conserve les anciennes versions de vos fichiers, pour que vous puissiez revenir à leur état de la semaine ou du mois dernier.

Certains de ces services conservent un historique des versions ou une corbeille pendant une durée limitée. Vérifiez cette durée, et n'en faites pas votre seul filet de sécurité.

Un rançongiciel (ransomware) est une attaque dans laquelle des criminels verrouillent tous vos fichiers et exigent de l'argent pour les débloquer. Tout commence souvent par un simple clic sur une pièce jointe piégée.

Un rançongiciel peut aussi verrouiller tout disque de sauvegarde branché à l'ordinateur au moment de l'attaque. C'est pourquoi au moins une sauvegarde doit être déconnectée, ou confiée à un service de sauvegarde dans le cloud qui protège les anciennes versions contre toute modification. Si votre entreprise dispose d'une sauvegarde saine et récente, vous pouvez effacer les ordinateurs et restaurer vos fichiers au lieu de négocier avec des criminels.

Voici une vérité qui dérange : beaucoup de gens découvrent que leur sauvegarde ne fonctionnait pas le jour même où ils en ont besoin. La sauvegarde s'est arrêtée il y a des mois, ou elle ne copiait qu'une partie des fichiers.

Alors testez-la. Quelques fois par an, choisissez un fichier ou un dossier et essayez de le restaurer, c'est-à-dire de le récupérer depuis la sauvegarde. Vérifiez qu'il s'ouvre correctement. Cela prend quelques minutes et vous apporte une vraie tranquillité d'esprit. Vérifiez aussi que les sauvegardes s'exécutent bien : la plupart des outils envoient un e-mail ou affichent un message en cas d'échec. Quelqu'un doit lire ces messages.

Prenons un petit cabinet comptable à Marrakech, équipé de cinq ordinateurs. Un plan raisonnable pourrait ressembler à ceci :

1. Listez ce qui compte : fichiers comptables, contrats, dossiers clients, e-mails et dossiers où le personnel enregistre son travail.
2. Regroupez les fichiers de travail au même endroit : un dossier partagé dans le cloud ou un petit serveur au bureau, plutôt que des fichiers éparpillés sur chaque poste.
3. Ajoutez une sauvegarde automatique dans le cloud qui conserve les anciennes versions pendant au moins plusieurs semaines.
4. Faites une deuxième copie locale sur un disque externe, et rangez-le loin de l'ordinateur quand il ne sert pas.
5. Désignez une personne responsable de vérifier que les sauvegardes s'exécutent.
6. Testez une restauration tous les trois mois, et notez-en la date.

C'est tout. Pas de jargon compliqué, juste une routine.

La règle 3-2-1 s'applique partout, mais quelques réalités locales influencent sa mise en pratique pour les entreprises au Maroc.

Le débit internet. Le téléchargement est souvent rapide, mais l'envoi peut être bien plus lent, surtout avec une connexion ADSL ou 4G. La première sauvegarde complète dans le cloud peut prendre beaucoup de temps. Laissez-la tourner la nuit ou le week-end : ensuite, seules les modifications sont envoyées, ce qui est beaucoup plus léger. Si la connexion de votre bureau est faible, tenez à jour la copie sur disque externe en attendant.

Coupures et surtensions. Une coupure de courant soudaine peut endommager un ordinateur ou corrompre un fichier en cours d'enregistrement. Un petit onduleur (une batterie qui maintient l'ordinateur allumé quelques minutes) laisse au personnel le temps d'enregistrer et d'éteindre correctement. C'est un coût modeste comparé à la perte d'un serveur.

WhatsApp contient de vrais documents commerciaux. Commandes, devis, adresses de livraison et accords clients n'existent souvent que dans le WhatsApp du téléphone de quelqu'un. Activez la sauvegarde des discussions WhatsApp sur chaque téléphone professionnel, et assurez-vous qu'elle est liée à un compte contrôlé par l'entreprise. Mieux encore, copiez les commandes et accords importants dans vos dossiers professionnels habituels.

Le papier compte encore. Beaucoup de bureaux s'appuient sur le papier : contrats signés, factures fournisseurs, copies de chèques, bons de livraison. La loi marocaine impose aux entreprises de conserver leurs documents comptables et pièces justificatives pendant plusieurs années : demandez à votre comptable lesquels et pendant combien de temps. Numériser régulièrement les papiers importants vous donne une copie numérique qui peut être sauvegardée comme le reste, tout en conservant les originaux comme l'exige la loi.

Des données clients stockées à l'étranger. La plupart des services de sauvegarde dans le cloud stockent les fichiers dans des centres de données situés hors du Maroc. Si vos sauvegardes contiennent des données personnelles de clients ou de salariés, vérifiez la conformité avec la loi 09-08 et les règles de la CNDP sur les transferts vers l'étranger, ou demandez conseil à un spécialiste.

Une seule personne ne doit pas détenir toutes les clés. Dans les PME familiales, les mots de passe des sauvegardes sont souvent entre les mains d'un seul membre de la famille ou d'un seul employé. Conservez-les dans un endroit accessible à au moins deux personnes de confiance.

Si vous n'êtes pas sûr que vos fichiers soient vraiment protégés, Africodex peut vous aider. Dans le cadre de notre conseil IT, nous examinons votre dispositif actuel, identifions les failles et mettons en place une routine de sauvegarde adaptée à la taille de votre entreprise. Nous montrons aussi à votre équipe comment la vérifier et restaurer des fichiers elle-même.